岗位职责:
1、草拟档案管理实施办法,上报批准;指导并要求各经办人按规定办理档案的归档与借阅手续。
2、对于应当归档的资料,督促承办人限期归档;纸质档案分区、分柜、分层入库,作好标识;并及时录入系统及EXCEL表。
3、凭批准的档案借阅单办理档案的借阅与调用手续,严格区分 借、阅、印 不同方式及对应权限要求;对于超期借阅档案,督促经办人及时归还,办理具结手续。
4、对于涉及法定/行政审批有效期限的档案材料(如,特种设备登记证、使用证),在期满前应当提出换证意见,并通知相关部门及人员。对于版本有变化、有更新的文件,应作好承接与区分,严格控制发放。对于超过保存期限的档案,应作出分类、列明清单、提出报告,经公司批准后及时移出,以腾出场地,提高档案室的空间利用效率。
5、对公司在库档案、档案管理数据进行整体分析、年度报告。
任职资格:
1、大学专科及以上学历,法律、企业管理、档案管理或相关专业优先;
2、2年以上档案管理工作经验(具备一定的工程档案管理经验更优),熟悉档案、保密等相关法律规定
3、熟悉相关的档案管理系统、熟练的办公软件操作水平;
4、办事有条理,工作认真细致,能够坚持原则按规定借阅档案;工作热情,能够友好地与人沟通、合作;
5、保密意识强,对于涉密档案未经授权不借阅、不披露。
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